Sistemas de Información
Un
sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con
el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. El equipo
computacional: el hardware necesario para que el sistema de información pueda
operar. El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual
está formado por las personas que utilizan el sistema.
Un
sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.
Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de
Información recibe los datos que requiere para procesar la información. Las
entradas pueden ser manuales o automáticas. Las entradas manuales son aquellas
que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las
automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros
sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas.
Almacenamiento de información: Una de las actividades o capacidades más
importantes que posee una computadora es el almacenamiento, ya que a través de
esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección
o proceso anterior. Esta información comúnmente es almacenada en estructuras de
información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los
discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos
compactos (CD-ROM).
Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para
efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida.
Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el
sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los
sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser
utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas,
que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los
datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.
Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de
Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al
exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales,
diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre
otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede
constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso,
también existe una interface automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de
Control de Clientes tiene una interface automática de salida con el Sistema de
Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales
de los clientes.
Tipos y
Usos de los Sistemas de Información
Durante
los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos
dentro de las organizaciones:
*Automatización
de procesos operativos.
*Proporcionar
información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
*Lograr
ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
Los
Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos
dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas
Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar
transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por
otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de
decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la
Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones
y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo
con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los
cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas
competitivas, a través del uso de la tecnología de información.
A
continuación se mencionan las principales características de estos tipos de
Sistemas de Información.
Sistemas Transaccionales: Sus principales características son:
A través
de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que
automatizan tareas operativas de la organización.
Con
frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las
organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la
organización.
Son
intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen
ser simples y poco sofisticados.
Tienen la
propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos
sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación
posterior.
Son
fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son
visibles y palpables.
Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales características de estos son:
Suelen
introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más
relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de
información.
La
información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta
administración en el proceso de toma de decisiones.
Suelen
ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así,
por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de
entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos
cálculos durante su proceso.
No suelen
ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el
desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto
de inversión.
Suelen
ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de
diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.
Apoyan la
toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones
no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de
Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema
de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto
al mercado.
Estos
sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la
participación operativa de los analistas y programadores del área de
informática.
Sistemas Estratégicos. Sus principales características son:
Su
función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni
proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.
Suelen
desarrollarse dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse
fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.
Típicamente
su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución
dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a
partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.
Su
función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas
en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este
contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al
negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema
Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si
un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este
servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.
Apoyan el proceso de innovación de
productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto
a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y
procesos.
Fases de Sistema de Información
a) Recolección y análisis de
datos.
b) Selección y evaluación de
alternativas.
c) Diseño del sistema.
d) Implementación del sistema.
a) Recolección y análisis de datos: El objetivo de esta fase es el
estudio de las necesidades de información que debe satisfacer el sistema a
desarrollar, elaborando una serie de especificaciones formales que describan la
funcionalidad del mismo y que permitan abordar con garantías las siguientes
fases.
b) Selección y evaluación de alternativas: Se trata de establecer el
alcance, los objetivos y requisitos del sistema, examinando las posibles
alternativas que podrían solucionar las necesidades del usuario y recomendar
una de ellas.
c) Diseño del sistema: El objetivo de esta fase es obtener un conjunto
de especificaciones que contemplarán los aspectos físicos del sistema, considerando
las características tecnológicas del entorno específico en el que se
implantará, que constituirá el punto de partida para la construcción del
sistema.
d) Implementación del sistema: El objetivo de esta fase es la puesta
en servicio del sistema construido y conseguir su adaptación final por parte de
los usuarios del mismo, para lo cual tratará de hacerse ver a estos, mediante
demostraciones formales (pruebas de aceptación) que el sistema cumple todos los
objetivos y requisitos para los que fue desarrollado. En esta fase se incluye
la ejecución y el mantenimiento del sistema, con lo que su duración se
prolongará hasta que el sistema deje de utilizarse o sea sustituido por otro.
Expuesto
todo lo anterior podríamos definir que un sistema de información,
técnicamente,como un elementos interrelacionados que permiten
capturar,procesar,almacenar y distribuir información,para apoyar en la toma de
decisiones y el control de una institución o empresa,es decir un sistema de
información es una herramienta que las instituciones o empresas usan para
buscar una mejora,eficiencia,rapidez y automatización de sus actividades y
procesos que en ellas se realizan,buscando también por otro lado también el
ahorro de tiempo,mano de obra,dinero y una mejor prestación de sus servicios u
beneficios,no solo para la satisfacción del usuario,sino para alcanzar nivel de
competitividad o competencia en relación a otras empresas o entidades que
ofrezcan también servicios a los usuarios en esa misma rama o contexto
comercial,industrial o otro campo o área que se encuentre dentro de la sociedad
a nivel mundial.
Por
otro lado es importante señalar que la calidad,eficacia, confiabilidad, y nivel
de competencia del sistema va a depender de la correcta ,precisa,profunda y
detallada ejecución y realización de las distintas etapas o procesos que se
realiza en del sistema de información,por ejemplo si la aspiración de la
empresa es buscar la manera de automatizar y realizar sus operaciones y
actividades, y resolución de sus problemas o conflictos de la manera mejor y
óptima posible va a ser necesaria una profunda indagación y investigación y
recolección de datos de los conflictos y áreas a mejorar en la empresa y no
solo esto ,sino que se necesitará conocimiento profundo de la estructura funcional,la
dinámica tanto dentro como fuera de la empresa,y el conocimiento detallado de
los elementos que intervienen en el entorno del sistema funcional de la misma.
Todo esto nos permitirá ser mas efectivos,precisos y eficaces para encontrar la solución mas
óptima para resolver el problema y la manera más ventajosa,beneficiosa y óptima
para llevar a cabo la realización del sistema de información deseado y cada de
sus correspondientes etapas de desarrollo que se necesitan realizar.
De
acuerdo a lo anterior podríamos decir
que los sistemas de información son una poderosa herramienta para el desarrollo
y crecimiento de la sociedad, ya que la tecnología va avanzando cada día mas, y
el ámbito de la informática va abarcando el resto de los ámbitos o áreas,sea
comercial, empresarial, económico, medicinal, entre otros, en este aspecto sos
sistema de información juegan un papel importante en este desarrollo, debido a
que son los sistemas de información son
los que dan uso y sacan provecho de estos recursos tecnológicos de hoy en
día,son los sistemas de información los que saben como generar resultados y
productos finales muy beneficiosos para sociedad a partir de la tecnología y
recursos informáticos que existen en la actualidad,y además son los sistemas de
información quienes demandan de una mejora y optimización,y avance de los
recursos informáticos y tecnológicos que existen,para lograr alcanzar una
mejora en la automatización, seguridad,rapidez, potencia, y eficacia de sus
procesos y resultados finales,para poder ofrecer así sus productos, servicio y
beneficios de mayor calidad, que beneficien de la manera mejor posible a sus
usuarios finales o mejor dicho a la sociedad mundial a la cual ofrecen sus
servicios.
Por último, es importante aclarar que algunos
autores consideran un cuarto tipo de Sistemas de Información denominado Sistemas Personales de Información, el
cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.
Tomado de los resumenes de :
Juan Mendía C.I: 21.258.887
Marysel Villamedina C.I:22.338.970
Anny
Ramos C.I:24.817.998
Vilbenia Guzmán C.I.: 23.797.095
José Reverón C.I.: 24.420.504
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